On y va.
FAIRE LE POINT
Changer de système de mail est un chantier en soi. La dernière fois que vous l’avez fait, c’est sans doute pour passer sur MS365.
Bonne nouvelle : quitter MS365 pour passer sur Orvile est plutôt plus simple.
Orvile calque son fonctionnement sur votre réseau interne : les utilisateurs d’un côté, les ressources de l’autre. Cela signifie qu’à l’inverse de MS365 la question du nombre de boîtes mails ne se pose pas. On se concentre sur les utilisateurs, les départements, les services, les projets… puis on évalue qui a accès à quoi.
Est-il intéressant de continuer à proposer une boîte mail à chaque collaborateur ? Quelles boîtes mail pourraient regrouper plusieurs collaborateurs (sachant qu’un même collaborateur peut collaborer sur autant de boîtes que souhaité) ? Quel volume d’historique sera utile à importer dans Orvile pour reprendre le travail facilement ? Nous vous accompagnons si nécessaire dans cette réflexion.
CHANGER SA ZONE DNS
La zone DNS est la configuration de votre nom de domaine, qui permet notamment d’aiguiller le flux de mail (les fameux MX) vers votre prestataire de mail.
Cette partie ne prend que quelques minutes : votre informaticien ou vous-mêmes va modifier 2 champs de votre zone DNS vers les serveurs d’Orvile à la place de ceux de votre ancien service.
Précision d’importance : cette opération est réversible n’impacte pas l’ancien service. Cela signifie par exemple que si vous quitter MS365 pour Orvile, vos services Microsoft restent opérationnels. Simplement ils ne reçoivent plus vos nouveaux mail. Vous pourrez les résilier dans un second temps.
INSTALLER VOTRE PREMIER CLIENT ORVILE
La personne en charge de la messagerie en interne va installer Orvile sur son PC, et s’authentifier avec le nom et le mot de passe que nous lui fournirons. C’est tout, ça marche !
Cet administrateur va pouvoir réaliser les premières opérations avec Orvile :
- Créer les utilisateurs.
Il est important que chaque collaborateur ait son compte Orvile. Il s’agit d’un compte unique par collaborateur indépendant du nombre de boîtes auquel le collaborateur se connectera. Exactement comme pour votre réseau local. - Configurer l’organisation.
Vous devez donner le nom de votre entreprise tel qu’il s’affichera dans les boîtes mail de vos correspondants, créer une signature qui se propagera et se personnalisera automatiquement en fonction des utilisateurs et des boîtes, indiquer les chemins réseau de votre (ou vos) serveur(s) de fichiers, et indiquer éventuellement quels autres utilisateurs peuvent administrer le système - Créer les premières boîtes.
Vous pourrez commencer par les boîtes individuelles pour les utilisateurs qui le requièrent. Ensuite, les boîtes génériques (services, pôles, départements). Puis pourquoi pas des boîtes projet pour les gros projets de l’entreprise, ou des boîtes sous-projets.
Créer une nouvelle boîte ne prend qu’une ou deux minutes. Avec Orvile vous pouvez créer ou supprimer des boîtes de manière totalement agile selon l’évolution et l’actualité de votre entreprise.
DEPLOYER OVILE DANS L’ENTREPRISE
A l’inverse d’un déploiement de boîtes Outlook qui est particulièrement lent et fastidieux, installer Orvile sur les PC des collaborateurs est une formalité
Voici comment se passe l’installation d’Orvile chez un utilisateur :
- Installez le client Orvile.
Rien de particulier, c’est du “clic et suivant” - Authentifiez l’utilisateur.
A l’aide du couple identifiant/mot de passe que vous aurez créé au préalable - Inscrivez-le à ses premières boîtes.
En se rendant dans l’onglet “inscription” du client Orvile, l’utilisateur voit toutes les boîtes mail auxquelles il a accès. Il lui suffit de cocher celles qui l’intéressent.
A tout moment l’utilisateur peut quitter une boîte, y revenir… cela se fait en 2 clics et prend quelques secondes à peine.
Tout le reste suit : signatures, configuration… l’utilisateur peut travailler.